La transformación de los flujos de trabajo mediante la digitalización de los procesos basados en papel supone un verdadero reto. A continuación le ofrecemos información sobre cómo los servicios gestionados de impresión pueden ayudarle.
No es ninguna novedad que la transformación digital sea un tema candente que afecte a empresas de cualquier tamaño y sector. Sin embargo, al igual que ocurre con otras palabras de moda, no siempre queda claro qué significa en realidad la transformación digital.
Tal vez la mejor manera de verlo sea como un proceso en el que las actividades empresariales y los modelos de negocio se redefinen para aprovechar al máximo la tecnología digital, situándola en el mismo centro de la actividad empresarial.
Esto puede implicar el uso de software y servicios de inteligencia empresarial para detectar oportunidades y anticiparse a las tendencias, o también el uso de aplicaciones, Internet o redes sociales para establecer una conexión directa con los clientes. Podría significar el aprovechamiento del poder de las tecnologías digitales para transformar la forma en que sus equipos colaboran o crean nuevos servicios que alteran los antiguos mercados. De hecho, podría ser todo lo anterior.
Transformación empresarial mediante la transformación de los flujos de trabajo
Sin embargo, la transformación digital también puede cambiar los flujos de trabajo convirtiendo los procesos anteriores basados en papel en procesos digitales, automatizándolos para obtener una mayor eficiencia y para que las empresas puedan beneficiarse al máximo de la información. Generalmente, esto supone reemplazar los formularios de papel por versiones digitales que canalizan la información directamente a una base de datos de gestión, o bien escanear y almacenar los documentos en papel en los sistemas de gestión de documentos. De este modo, se podrán buscar, compartir y auditar más fácilmente.
El reto del papel
Por lo tanto, ¿por qué motivo los trabajadores creen en ocasiones que la transformación digital no tiene nada que ver con ellos?
La dependencia de los sistemas tradicionales basados en papel convierte este replanteamiento radical en algo tan desafiante como gratificante. Existen normativas específicas relativas a los tipos de documentos que se deben almacenar, así como al periodo de tiempo durante el cual se deben guardar con información clave aislada, lo que dificulta la obtención de una visión más amplia sobre el cliente y sus necesidades. Las empresas podrían realizar un mejor uso de los datos; sin embargo, los flujos de trabajo con papel lo hacen prácticamente imposible. Aunque las empresas estuvieran preparadas para un mundo sin papel y las normativas permitiesen procesos y flujos de trabajo totalmente digitales, es muy probable que alguno de sus clientes prefiriera gestionarlo todo a la antigua usanza.
No obstante, nada es imposible con los servicios gestionados de impresión (MPS). Los proveedores de servicios gestionados de impresión, como HP, son conscientes de que existe todavía la necesidad de disponer de documentos en papel y de que las empresas requieren procesos y flujos de trabajo que combinen el papel con lo digital.
Estos proveedores pondrán a su disposición expertos para analizar los procesos y flujos de trabajo, asesorarle sobre cómo digitalizar todo aquello que se pueda digitalizar y ayudarle con todos los documentos que deban permanecer en papel. Los proveedores de servicios gestionados de impresión le ayudarán a integrar documentos impresos y digitales en aquellos sistemas que cumplan todos los requisitos para realizar copias electrónicas únicas, identificables y protegidas, con los registros adecuados sobre cómo se copia, almacena y reproduce la información.
Los proveedores de servicios gestionados de impresión también disponen de la experiencia necesaria en gestión técnica y documentos para brindar soluciones especializadas, e incorporan impresoras multifunción que escanean y enrutan documentos a archivos o aplicaciones específicas, donde se convierten en documentos que pueden leer los dispositivos, que se pueden compartir y auditar de una forma mucho más sencilla. La integración con la gestión de documentos, la inteligencia empresarial y los sistemas CRM permite a los empleados autorizados obtener un acceso instantáneo a los datos del cliente siempre que los necesitan, pero de un modo seguro y que garantiza el cumplimiento. Los flujos de aprobación digital evitan la reimpresión para obtener la aprobación.
Los servicios gestionados de impresión (MPS) llevarán a cabo la transformación
Este enfoque aporta grandes beneficios a las empresas al permitir que la información clave sea más accesible y más segura. Cuanto más fácil sea encontrar y visualizar la información del cliente, más fácil será auditar el cumplimiento y detectar posibles fraudes. Los flujos de trabajo digitales también impiden la duplicación innecesaria de documentos, lo que significa que ya no será necesario solicitar a los clientes que vuelvan a crear la información que ya han enviado, y a los proveedores que guarden los registros o documentos durante más tiempo del necesario. Esta modificación también permite reducir los costes, el gasto de papel y el espacio de almacenamiento de documentos. Además, ya no se tendrán que repetir tantos formularios porque la letra del cliente no se entienda bien o porque quede alguna sección sin cumplimentar.
La adopción de los servicios gestionados de impresión también puede aportar una serie de prácticas ventajas. La impresión inalámbrica segura desde móviles y tablets permite que los dispositivos móviles se integren más fácilmente en los flujos de trabajo. De este modo, los equipos pueden trabajar con cualquier herramienta que tengan a mano. Las funciones de impresión pull garantizan que solo se impriman los trabajos cuando se autentiquen en la impresora. De este modo, se evitará que los documentos confidenciales acaben en la bandeja de salida, donde cualquiera que pase pueda cogerlos. Los servicios gestionados de impresión también permiten que la impresión sea más cómoda. Por ejemplo, las funciones de impresión de seguimiento permiten a los usuarios enviar un trabajo de impresión desde su ordenador de sobremesa o portátil para luego recogerlo, una vez se haya autenticado, desde cualquier impresora de la red. Se podrán recoger los documentos necesarios para una reunión con un cliente en la impresora más cercana a la sala en la que se celebre el encuentro.
Mediante una combinación de ahorro de costes, seguridad, beneficios prácticos y nuevos flujos de trabajo digitales, los servicios gestionados de impresión podrán convertirse en un potente catalizador que permita la transformación digital en los servicios financieros. Permitirán a las empresas incorporarse a esta nueva era y garantizar el cumplimiento.
