Qué es cloud printing: 4 claves para su configuración

En un entorno empresarial cada vez más digital y descentralizado, el cloud printing, o impresión en la nube, se ha convertido en una solución estratégica clave para optimizar recursos y reducir costes. 

Gracias al cloud, la configuración y la gestión de los equipos de impresión remotos se simplifica pero, más allá de eso, los beneficios económicos, especialmente para empresas dispersas geográficamente, son cuantiosos.

Para entender qué es el cloud printing primero tenemos que entender cómo funciona una infraestructura cloud. Se trata de un conjunto de recursos tecnológicos (entre los que se incluyen las impresoras y los sistemas de gestión documental) que se ofrecen de forma remota a través de Internet. De esta manera, cualquier usuario identificado correctamente y con permisos suficientes puede acceder y gestionar estos recursos.

En el caso concreto de la gestión documental en la nube, estamos hablando de una solución que permite a los empleados imprimir documentos desde cualquier dispositivo (ordenador, móvil o tablet) utilizando una conexión a Internet y accediendo a impresoras ubicadas en distintas oficinas o ubicaciones. 

Las impresoras están vinculadas a un servidor en la nube, lo que centraliza la gestión de los trabajos de impresión sin la necesidad de instalar controladores específicos en cada dispositivo. Es decir, un trabajador visitando a un cliente en Zaragoza puede imprimir en el almacén de Badajoz la hoja de pedido para que sus compañeros preparen lo necesario sin necesidad de tener que hacer nada más. De la misma manera, un arquitecto que está teletrabajando en casa puede enviar al plotter de su estudio los planos del nuevo edificio para que los revisen sus colegas, sin necesidad de depender de una impresora local de alta gama en casa. 

La gestión documental en la nube, además, facilita la gestión centralizada, segura y eficiente de las operaciones de impresión, independientemente de dónde se encuentren los empleados o los dispositivos.

Ventajas de la gestión documental en la nube

1. Reducción en los costes de máquinas y de mantenimiento

Con un enfoque cloud, cualquier organización puede reducir la necesidad de contar con impresoras en cada oficina. Al centralizar los equipos en ubicaciones clave y permitir que los empleados de varias oficinas accedan a las mismas impresoras, se disminuye la cantidad de dispositivos, lo que significa menores gastos en adquisición, en reparación y en contratos de mantenimiento. Además, cualquier actualización o ajuste de configuración se puede realizar de forma remota, lo que también implica una reducción de costes asociados a desplazamientos técnicos o a los tiempos de inactividad por no poder utilizar el recurso.

2. Optimización de recursos

La impresión en la nube permite un control centralizado del uso de papel y consumibles como tinta y tóner. Las empresas pueden establecer políticas de impresión mucho más exigentes (por ejemplo, impresión en blanco y negro por defecto o doble cara) que se aplican a todas las impresoras, independientemente de la ubicación, con tan solo dar un clic. 

3. Ahorro energético

al consolidar los equipos en la nube, las empresas pueden lograr un consumo energético más eficiente y cumplir con las estrategias (y la legislación) de responsabilidad medioambiental.

Una estrategia de éxito para reducir costes con cloud printing

Para maximizar los beneficios del cloud printing, es fundamental desarrollar una estrategia de configuración adecuada para equipos de impresión dispersos. 

Para ello es importante realizarse una serie de preguntas:

1. ¿Es necesario que todas las oficinas cuenten con equipos de impresión?

Esta cuestión es fundamental porque, tal vez, aunque todas las oficinas necesiten de este recurso, no todas precisen de las máquinas más modernas o más grandes. Al estar todos los equipos conectados, si en algún momento es necesario imprimir en color o en gran formato, se puede enviar el trabajo a la máquina disponible. 

2. ¿Es imprescindible imprimir los borradores en color?

Mediante el uso de software de gestión de impresión en la nube las empresas pueden establecer políticas de impresión claras que apliquen restricciones o recomendaciones en tiempo real. Esto puede incluir límites en la cantidad de páginas impresas, la obligación de usar impresión a doble cara o restricciones de color, que pueden modificarse puntualmente en caso de que sea necesario. 

3. ¿Se están utilizando las máquinas de forma eficiente?

Un sistema eficiente de cloud printing debe incluir herramientas de análisis en tiempo real que incluyan informes detallados sobre el uso de impresión, identificando las áreas donde se pueden reducir gastos y eliminando ineficiencias. Este nivel de visibilidad asegura un control total de los costes y la optimización continua de los recursos.

4. ¿Se están tomando las medidas necesarias para cumplir con los reglamentos de privacidad y protección de datos?

El cloud printing también refuerza la seguridad de los documentos impresos, ya que los trabajos de impresión pueden requerir autenticación antes de ser liberados en una impresora. Esto reduce las impresiones no autorizadas o erróneas y asegura el cumplimiento de las normativas de protección de datos, evitando costes adicionales asociados a riesgos legales o sanciones.

Como vemos, un sistema de gestión documental cloud puede suponer una oportunidad para reducir costes operativos, optimizar la eficiencia de las operaciones y gestionar mejor los recursos de impresión a nivel empresarial. 

Si quieres que te ayudemos a reducir costes centralizando las políticas y estrategias de impresión con un sistema de gestión documental cloud, contacta con nosotros hoy mismo.

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