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En muchas organizaciones, la impresión es un gasto invisible: cada departamento gestiona sus propios equipos, se reponen consumibles sin control y no existe trazabilidad sobre qué documentos se imprimen. Este escenario no solo eleva los TCO, sino que también expone la infraestructura a riesgos de seguridad y a un impacto ambiental difícil de medir.
Estrategias de gestión centralizada de la impresión como el Print Control convierte un gasto opaco en un recurso estratégico: permite visualizar el consumo, aplicar políticas inteligentes y proteger la información sensible, todo con datos objetivos que facilitan la toma de decisiones.
Resumen
El Print Control centraliza y visibiliza la impresión en entornos HP, transformando un gasto opaco en un recurso estratégico basado en datos. Ayuda a reducir costes mediante políticas automáticas y liberación segura de trabajos, refuerza la seguridad con autenticación, cifrado y auditoría, y permite medir y disminuir el impacto ambiental (con reducciones de papel del 25–30%). Para una implantación eficaz, los CIO deben valorar la adaptabilidad de políticas, la integración y escalabilidad, la analítica disponible y el soporte bajo modelos MPS.
Beneficios del Print Control
Costes controlados y predecibles
Con un sistema de Print Control:
- se eliminan impresiones no reclamadas.
- se aplican políticas de forma automática (doble cara, blanco y negro por defecto).
- y se consolidan equipos y contratos bajo modelos de servicios gestionados de impresión (MPS), convirtiendo gastos variables en predecibles.
En algunas organizaciones, el número de impresiones lanzadas a los equipos y que permanecen olvidadas sin recoger llegan al 18 % del total. Con políticas de control y de liberación mediante autenticación se llega a reducir el 25 % del consumo de papel sin frenar la productividad, con el consiguiente ahorro de costes y de energía.
Seguridad reforzada desde la impresora
Hoy en día, cualquier impresora es un endpoint conectado. Con Print Control, los responsables de tecnología de la organización pueden:
- autenticar usuarios para liberar trabajos (tarjeta, PIN o credenciales).
- cifrar datos en tránsito y almacenamiento.
- y auditar toda la actividad de impresión para cumplir normativas como GDPR o ISO 27001.
En muchas ocasiones, se dejan expuestos trabajos impresos que pueden contener información sensible, lo que implica importantes incidentes de acceso indebido y riesgos de cumplimiento normativo que se eliminan con una estrategia clara de Print Control.
Sostenibilidad medible y alineada con ESG
Controlar la impresión permite cuantificar y reducir el impacto ambiental:
- Se identifican patrones de consumo innecesario.
- Se optimizan consumibles y se facilita el uso de cartuchos reciclados.
- Se mide la reducción de emisiones asociada a la impresión.
Tras realizar un informe de impresión, en el que se vean claramente los comportamientos en lo que a la impresión de documentos por parte de los profesionales se refiere, se puede llegar a reducir hasta en un 30 % el consumo de papel en seis meses.
¿Qué debe evaluar un CIO antes de implementar Print Control? Los 4 puntos clave
Políticas adaptables
La solución adoptada de Print Control debe permitir la definición de reglas diferentes según usuario, grupo o tipo de documento, sin generar fricción en el trabajo diario.
Integración y escalabilidad
Debe integrarse con Active Directory, ofrecer gestión remota, soporte para entornos híbridos y escalar a medida que crece la organización.
Analítica avanzada
Los paneles deben mostrar datos claros: quién imprime qué, dónde y cuándo, con posibilidad de generar reportes por centro de coste o proyecto.
Soporte y modelo de servicio
Optar por proveedores que ofrezcan servicios gestionados de impresión (MPS) garantiza mantenimiento predictivo, reposición automática de consumibles y SLA claros.
Si estás evaluando los costes ocultos que tiene tu organización en materia de impresión y quieres ver cómo un sistema de Print Control puede ayúdate, contacta con nosotros hoy mismo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es Print Control y cómo puede beneficiar a mi organización?
Print Control es una estrategia de gestión centralizada de la impresión que permite visualizar y controlar el consumo de impresión en entornos de HP. Beneficia a las organizaciones al reducir costes mediante políticas automáticas, aumentar la seguridad de los datos impresos y medir el impacto ambiental, logrando reducciones de hasta el 30% en el consumo de papel.
¿Cómo contribuye Print Control a la seguridad de la información?
Print Control mejora la seguridad al autenticar a los usuarios antes de liberar trabajos de impresión, cifrar datos en tránsito y almacenamiento, y auditar toda la actividad de impresión. Esto ayuda a prevenir incidentes de acceso no autorizado a documentos sensibles y asegura el cumplimiento de normativas como el GDPR y la ISO 27001.
¿Qué tipos de políticas se pueden implementar con Print Control?
Las políticas que se pueden implementar incluyen la impresión automática a doble cara, la opción de blanco y negro por defecto y la consolidación de equipos bajo modelos de servicios gestionados de impresión (MPS). Estas políticas se adaptan según el usuario, grupo o tipo de documento, mejorando la eficiencia y reduciendo desperdicios.
¿Qué factores debe considerar un CIO antes de implementar un sistema de Print Control?
Un CIO debe evaluar la adaptabilidad de las políticas de impresión, la capacidad de integración y escalabilidad del sistema, la disponibilidad de analítica avanzada para el seguimiento del consumo, y el soporte ofrecido por proveedores de servicios gestionados de impresión (MPS) para asegurar el mantenimiento y la reposición automática de consumibles.
