Tabla de contenidos
La Ley Crea y Crece busca facilitar la creación de empresas y fomentar su crecimiento. Para ello, promueve la digitalización en procesos administrativos para reducir la burocracia y agilizar trámites. Además, impulsa la emisión obligatoria de facturas electrónicas entre empresas y autónomos. Con ello, mejora la transparencia y el control en transacciones comerciales.
Estas medidas no sólo simplifican los procedimientos, sino que también reducen costes administrativos y fomentan la eficiencia operativa. Pero, evidentemente, pueden tener un impacto directo en los sistemas de gestión documental y de impresión de las Pymes.
La exigencia de utilizar factura electrónica impulsa a las Pymes a adoptar herramientas digitales para la gestión de documentos. De esta manera, se sustituyen procesos manuales y sistemas en papel por alternativas electrónicas. Esto conlleva beneficios inmediatos, como:
Reducción de costes
Al eliminar la necesidad de papel, tóner y almacenamiento físico, las Pymes pueden ahorrar significativamente en gastos operativos.
Eficiencia administrativa
Los sistemas electrónicos automatizan tareas como el envío y recepción de facturas, disminuyendo errores humanos y agilizando los tiempos de respuesta.
Acceso remoto
Las soluciones digitales permiten consultar y gestionar documentos desde cualquier lugar, facilitando la colaboración y la continuidad del negocio.
Este cambio también exige que las Pymes adopten sistemas de gestión documental más sofisticados. Deben ser capaces de integrar funciones como: almacenamiento en la nube, cifrado de datos y cumplimiento normativo.
Aunque la facturación electrónica reduce la necesidad de imprimir facturas, no elimina por completo la dependencia de la impresión en las Pymes. Todavía existen numerosos documentos que deben imprimirse, como contratos, albaranes o informes. Por ello, es esencial optimizar los sistemas de impresión para adaptarlos a este nuevo contexto digital:
Consolidación de dispositivos
Al digitalizar gran parte de los procesos, las Pymes pueden reducir el número de impresoras necesarias, priorizando equipos multifunción más eficientes.
Impresión bajo demanda
Poner en marcha soluciones como la impresión en la nube permite controlar qué documentos se imprimen y quién los imprime, evitando desperdicios.
Mantenimiento automatizado
Los sistemas modernos pueden alertar sobre la necesidad de reposición de consumibles o reparaciones, minimizando interrupciones.
La adopción de la Ley Crea y Crece trae consigo ciertos desafíos para las Pymes, especialmente para las de menor tamaño o con recursos limitados. Por ello, es importante contar con un partner que les ayude a la hora de sacar provecho de la ley.
Por ejemplo, la adopción de sistemas de gestión documental e impresión más avanzados puede requerir una inversión inicial significativa, por lo que hay que decidir de forma inteligente qué modelo adoptar.
De la misma manera, es importante formar a los empleados en el uso de nuevas tecnologías y garantizar que comprendan los beneficios de los cambios. También deben asegurarse de que los sistemas elegidos cumplan con las regulaciones sobre protección de datos, como el RGPD.
En cualquier caso, hay que tener claro que la ley supone un claro impulso a la transformación de miles de empresas. Y, por ello, es un primer paso excelente para mejorar la competitividad al optimizar flujos de trabajo.
Si quieres que te ayudemos a adaptar la Ley Crea y Crece, contacta con nosotros hoy mismo.
