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La transformación digital abarca muchos campos dentro de las empresas de cualquier tamaño, pero la realidad es que el área de la impresión corporativa suele quedarse fuera de este tipo de inversiones. En muchas ocasiones, se trata simplemente de desconocimiento de las posibilidades que existen en términos de mejora de eficiencia, ahorro de costes, seguridad y sostenibilidad, ventajas que se obtienen, sobre todo, si la apuesta es por infraestructuras cloud.
¿Por qué elegir la impresión cloud?
La impresión cloud permite gestionar, monitorizar y proteger todo el parque de dispositivos desde una plataforma centralizada, sin depender de servidores locales. Esto se traduce en:
- Ahorro de costes: al eliminar infraestructura local, licencias de servidores y mantenimiento.
- Mayor flexibilidad: los usuarios pueden imprimir desde cualquier dispositivo o ubicación, incluso en modelos de teletrabajo.
- Más seguridad: gracias a las funcionalidades de autenticación, cifrado y control de documentos.
- Sostenibilidad: reducción del consumo energético y del uso de papel gracias al análisis de hábitos de impresión y al establecimiento de reglas por áreas, departamentos o, incluso, usuarios.
Y, lo más importante: un entorno cloud printing correcto puede reducir hasta un 30 % los costes operativos de impresión, según datos de HP Managed Print Services.
1 – HP Secure Print Cloud: seguridad y simplicidad en la impresión moderna
La seguridad es uno de los grandes retos en entornos híbridos de trabajo. Con servicios como HP Secure Print Cloud, se puede conseguir una impresión segura (cifrado TLS, autenticación multifactor) desde la nube, sin necesidad de servidores locales ni VPN y gestionando todo desde el HP Command Center. Además, este servicio es compatible con impresoras locales y en red.
Con esta solución, los documentos sólo se liberan cuando el usuario se autentica directamente en la impresora, lo que evita fugas de información o impresiones olvidadas. Además, toda la comunicación está cifrada, garantizando la protección de los datos de principio a fin. De esta manera, se puede reducir el número de incidencias de seguridad relacionadas con la impresión hasta en un 40 % y ahorrar hasta 10.000 euros anuales en mantenimiento de servidores locales.
2 – HP Managed Print Cloud Services: control total y optimización continua
En organizaciones que buscan un enfoque integral, HP Managed Print Cloud Services (MPCS) ofrece una solución de gestión completa en la nube que abarca desde el suministro automatizado de consumibles (con alertas de mantenimiento y reposición) hasta el análisis avanzado de uso, con políticas personalizadas de impresión responsable. Además, se integra fácilmente con Microsoft Azure y Google Workspace
Esta plataforma permite visualizar métricas en tiempo real, poner en marcha políticas de impresión sostenibles y automatizar tareas administrativas. Además, al ser gestionada directamente por HP o por un partner autorizado como cm-apogee, garantiza una disponibilidad y rendimiento máximos.
Las empresas que adoptan HP MPCS consiguen reducir hasta un 20 % el consumo de papel y un 25 % el uso de energía, gracias a la optimización de flujos de impresión y a políticas inteligentes (por ejemplo, impresión a doble cara predeterminada o liberación bajo demanda).
3 – Universal Print de Microsoft: integración total con el ecosistema empresarial
Aunque HP ofrece la gama más completa de soluciones cloud printing, existen integraciones de gran valor complementario, como Universal Print de Microsoft, compatible con dispositivos HP.
Universal Print permite a las organizaciones que utilizan Microsoft 365 gestionar sus impresoras sin necesidad de controladores locales, directamente desde la nube. Al combinarse con impresoras HP compatibles con Universal Print Ready, se consigue un entorno perfectamente integrado, seguro y escalable.
Con este servicio, se puede conseguir una experiencia nativa en Microsoft 365, impresión sin drivers locales, mayor visibilidad y trazabilidad documental y alineación con políticas corporativas de seguridad y cumplimiento.
Cloud printing: la palanca necesaria para reducir costes y cumplir con las políticas de sostenibilidad
Adoptar soluciones de impresión en la nube no sólo reduce costes, sino que también contribuye directamente a los objetivos ESG. Por eso, es necesario apostar por servicios cloud printing siguiendo criterios de ecoeficiencia y neutralidad de carbono, utilizando centros de datos alimentados por energías renovables.
Además, el uso de analítica avanzada permite identificar comportamientos ineficientes (como impresiones duplicadas o a color innecesario) y promover políticas más sostenibles.
Conclusión: el futuro de la impresión está en la nube
Las empresas que buscan eficiencia, seguridad y sostenibilidad ya no necesitan depender de infraestructuras locales. Las soluciones de cloud printing representan el nuevo estándar en gestión documental inteligente.
Llevar a cabo un proyecto de cloud printing mejora la infraestructura, pero, sobre todo, reduce costes, protege la información y contribuye al cumplimiento medioambiental.
Si estás evaluando aprovechar las ventajas de un enfoque basado cloud para transformar tu entorno de impresión con una estrategia basada en la eficiencia, la seguridad y la sostenibilidad, contacta con nosotros hoy mismo.
