Flujos de trabajo y verificación de documentos: ¿Cómo ser más eficientes?

Automatización de procesos

Conseguir unos flujos de trabajo de aprobación y una verificación de documentos eficientes puede suponer a corto plazo importantes ahorros de costes y un aumento de productividad que genere una mayor satisfacción no solamente en los clientes, sino también en los trabajadores de nuestra organización. 

Pero es importante saber qué es exactamente un flujo de trabajo optimizado y cómo podemos aplicarlo en nuestra organización.

Si te has dado cuenta de que tus trabajadores pierden mucho tiempo en tareas rutinarias y no ofrecen valor añadido a tus clientes; si te cuesta encontrar información perdida entre miles de documentos mal gestionados y mezclados entre facturas, albaranes, pedidos o publicidad; o si, simplemente has observado que estás gastando ingentes cantidades de datos en el servidor por duplicidad de documentos guardados en diversas carpetas… significa que los flujos de trabajo en gestión documental de tu organización no son eficientes. 

gestión documental

Qué es una estrategia eficiente de flujos de trabajo documental

Una correcta estrategia de flujo de trabajo de escaneo y gestión documental permite:

  • Automatizar procesos rutinarios.
  • Procesar, filtrar y ordenar cientos de miles de documentos sin que nadie tenga que comprobar manualmente de qué se tratan.
  • Configurar las reglas de forma adecuada para proceder a la verificación de documentos para eliminar errores o emitir alertas para que el operador revise tan sólo los documentos incompletos o incoherentes. 
  • Establecer reglas que activen aprobaciones electrónicas, notificaciones automatizadas e incluso servicios, gracias a la conexión con herramientas independientes de ERP o CRM, en cuanto se escanea un documento, tales como realizar pedidos al almacén, gestionar citas con visitas o con posibles candidatos que han enviado el CV o, incluso, pagar facturas o nóminas.

Herramientas de gestión documental

Las herramientas de gestión documental con opciones de flujo de trabajo facilitan la capacidad de realizar seguimiento y control del flujo de cualquier documento, de forma que se puede analizar la trazabilidad y comprobar quién o en qué momento se ha realizado un cambio. Estas capacidades, asimismo, reducen la existencia de errores humanos en el indexado y en el almacenamiento de la información. De la misma manera, las herramientas de flujo de trabajo disponen de funcionalidad de OCR con lo que se pueden realizar búsquedas rápidas y sencillas sobre todo el texto del documento escaneado.

La verificación documental integrada en los flujos de trabajo de gestión documental simplifica los procesos de revisión y aprobación y acelera la toma de decisiones, en muchos casos incluso de forma automatizada, de manera que se reducen los tiempos de validación.

Por otro lado, el hecho de contar con flujos de trabajo bien establecidos mejora la colaboración entre los equipos dentro de las organizaciones, especialmente entre los departamentos de RRHH, financiero, marketing y logística, ya que facilita la comunicación y el intercambio de documentos sin necesidad de que existan duplicidades o versiones incoherentes. Y un aspecto muy importante y en ocasiones olvidado es que contar con procesos de flujo de trabajo de gestión documental y verificación de documentos garantiza el cumplimiento de las políticas de custodia de documentos para cumplir con las regulaciones legales vigentes en materia de gestión documental.

Cómo CM puede ayudarte

En Grupo CM, podemos ayudarte a establecer flujos de trabajo de gestión documental totalmente personalizados según tus necesidades concretas y empezar a ver resultados muy pronto en forma de ahorro de costes y mejora de la eficiencia y la productividad. Si quieres que te ayudemos, contacta con nosotros hoy mismo.

Flujos de trabajo y verificación de documentos: ¿Cómo ser más eficientes? - Grupo CM
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