Factura electrónica: integración de CRM y ERP con DMS

La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura en papel con plena validez legal y que cumple con los requisitos normativos establecidos por las autoridades fiscales.

La única diferencia, a simple vista, con una factura convencional, es que la “factura e” se expide, envía y recibe en formato digital, lo que facilita la automatización de procesos, reduce errores y costes operativos y contribuye a la sostenibilidad ambiental al disminuir el uso de papel.

Pero más allá de esto, una de las principales ventajas de la factura electrónica, y que no se aprovecha al 100 % casi nunca, es la capacidad que tiene de integrarse sin fisuras en los sistemas de gestión empresarial, ya sean DMS, CRM o ERP. Gracias a esta posibilidad, se puede optimizar el manejo de la información, se aumenta la transparencia en las operaciones fiscales y, además, se aceleran las transacciones comerciales. 

Factura electrónica: ley Crea Crece

La Ley Crea y Crece, que entró en vigor en septiembre de 2022, tiene como objetivo combatir la morosidad y mejorar los plazos de pago entre empresas y profesionales. Uno de los pilares de esta ley española es la obligatoriedad de uso de la factura electrónica, con el fin de impulsar la digitalización de los procesos comerciales y mejorar la competitividad. 

Esta normativa establece que las empresas deberán emitir y recibir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales con otras empresas, independientemente de su tamaño. Además de optimizar la trazabilidad y reducir los plazos de pago, la ley busca mitigar la morosidad en las transacciones comerciales, ya que la digitalización facilita la verificación y seguimiento de las operaciones en tiempo real.

Integración de sistemas corporativos en la factura electrónica: DMS, ERP y CRM

Una de las grandes ventajas que aporta la factura electrónica es su capacidad de integración con otras herramientas, como los CRM o los ERP, a través del sistema de gestión documental (DMS) 

Por ejemplo, al integrar el DMS con el CRM para gestionar las factura electrónica, se puede automatizar el envío de las facturas, hacer seguimiento (también automatizado incluyéndolo en los flujos de trabajo) de los pagos e, incluso, generar alertas en caso de impagos o retrasos, que pueden hacer saltar, a su vez, otros procedimientos de reglas establecidas por la empresa. Al final, esto no solamente mejora las relaciones con los clientes y los proveedores, sino que, además, permite a los responsables financieros contar con un flujo de caja más predecible a la hora de tomar decisiones. 

Por otro lado, un sistema ERP, al coordinarse con el DMS, puede gestionar las facturas emitidas y recibidas, sincronizar los pagos con los proveedores, actualizar los libros contables e incluso generar informes financieros de manera instantánea. Todo esto ayuda a establecer un mayor control sobre las operaciones comerciales y mejora la eficiencia operativa.

En conjunto, aplicar la Ley Crea y Crece y aprovecharse de las ventajas de la factura electrónica en sistemas coordinados en los que DMS, CRM y ERP “hablan el mismo idioma”, puede suponer muchas ventajas, además del cumplimiento normativo:

1. Optimización de los procesos: un flujo de trabajo correctamente establecido automatiza tareas rutinarias y evita los errores humanos a la hora de procesar facturas.

2. Toma de decisiones más inteligentes: la integración entre las tres herramientas proporciona unos niveles de información y unas capacidades de análisis en tiempo real idóneas para la toma de decisiones más acertadas. 

3. Control sobre el flujo de caja: el uso de esta combinación de soluciones no solamente mejora la relación con clientes y proveedores, sino que además, reduce la morosidad y permite establecer prioridades y estrategias financieras a más largo plazo. 

Como vemos, la Ley Crea y Crece es una oportunidad que no se debe desaprovechar, pero tampoco hay que quedarse en lo básico si de verdad queremos sacar partido a todas las ventajas que puede suponer para una empresa que quiere mejorar su eficiencia operativa y sus relaciones comerciales. 

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