La reducción de costes de impresión es uno de los objetivos esenciales de cualquier organización. Pero, en las empresas eficientes, la eliminación de costes superfluos conlleva siempre un análisis exhaustivo que permite que los ajustes se realicen de forma inteligente, sin comprometer recursos y aumentando la productividad a largo plazo.
Cuando hablamos de los costes de impresión, en muchas ocasiones pensamos solamente en los consumibles o en el papel; pero, incluso en compañías digitalizadas, los costes en la gestión documental pueden ser muy altos si no se cuenta con las estrategias correctas.
5 tipos diferentes de costes de impresión:
1. El primero es el coste relacionado con el almacenamiento, ya sea tanto físico, en el caso de que se guarden documentos en papel; como digital, si se hace uso de servidores, tanto en la oficina como en la nube. En este último caso, hay que añadir, además, los costes relacionados con el mantenimiento o con la actualización de los sistemas.
2. Cuando el sistema de gestión documental no es eficiente, se incurre también en gastos extraordinarios en tecnología, con equipos de hardware, sistemas de gestión documental o actualizaciones.
3. En el caso de tratar con documentos relacionados con información personal o sensible, las empresas tienen que contar también con costes de cumplimiento legal asociados a la realización de auditorías documentales.
4. Uno de los costes más olvidados es el asociado a la recuperación ante desastres y a las copias de seguridad en caso de pérdidas o daños.
5. Y, normalmente, el más evidente: los gastos en papel, tinta o mantenimiento de los equipos.
Como coste extra, un elemento que no suele imputarse directamente a los equipos de impresión, pero que nos interesa especialmente: las pérdidas por eficiencia. El tiempo perdido por los profesionales cualificados a la hora de buscar o gestionar documentos almacenados de forma ineficiente, la duplicación de documentos o el uso indebido de equipos son asuntos de especial relevancia. Este factor nos puede ayudar a centrar el tiro a la hora de establecer una estrategia de reducción de costes de impresión para aumentar la eficacia en nuestra organización.
Por eso, una estrategia correcta de reducción de costes de impresión pasa por contar con un sistema de gestión documental que nos ayude a:
- Reducir costes físicos: digitalizando documentos para eliminar costes de almacenamiento en estanterías o archivadores, de papel, de carpetas, de estanterías. Pero también es igualmente importante que el sistema de gestión documental nos ayude a acceder a los documentos desde cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo, con lo que podremos ahorrar en tiempo a la hora de buscar documentos, eliminando duplicación de esfuerzos y fomentando la colaboración entre equipos.
- Optimizar los flujos de trabajo: la automatización de ciertas tareas, como el archivado, la categorización o la recuperación de documentos ayuda a que los profesionales capacitados puedan emplear su tiempo en tareas más estratégicas, con lo que aumentará su productividad. Además, un sistema de gestión documental puede ahorrar mucho tiempo en los flujos de aprobación y revisión de documentos, acelerando procesos y reduciendo períodos de inactividad.
- Eliminar costes por sanciones: con un sistema eficiente de gestión documental nos aseguramos de que los documentos están protegidos mediante cifrado, control de acceso, trazabilidad ante cualquier modificación… Además, garantiza las copias de seguridad para evitar riesgos por pérdidas de datos o por brechas de información. De la misma manera, se cumple con la normativa legal, facilita la creación de informes de auditoría y se evitan, así, multas y sanciones.
En definitiva, una organización puede apostar por mejorar la eficiencia reduciendo los gastos superfluos de uno de los departamentos en los que los costes son mayores, pero es necesario que se lleve a cabo de forma inteligente para aumentar la productividad.