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No hay ninguna duda de que los modelos tradicionales de impresión, basados en servidores físicos con configuraciones muy complejas que dificultaban el mantenimiento, se han quedado atrás. Más aún si pensamos en que vivimos en entornos cada vez más digitales y orientados a la movilidad.
Por ello, la impresión en la nube o cloud printing se está abriendo paso para transformar la manera en la que las organizaciones gestionan sus flujos documentales. Se trata, en realidad, de una decisión estratégica que puede ayudar al ahorro de costes, a mejorar la productividad y sacar el mayor partido de los nuevos enfoques de trabajo híbrido.
Pero empecemos por el principio.
Qué es el cloud printing
El cloud printing es la tecnología que permite a los usuarios imprimir un documento desde cualquier lugar o dispositivo conectado a Internet, pero sin necesidad de estar conectados a un servidor de impresión específico.
Los trabajos de impresión se gestionan en la nube y se envían a la impresora más adecuada, incluso si está en otra ubicación o pertenece a otra red. De esta forma, se elimina la necesidad de contar con servidores de impresión locales y, además, se reduce la carga de los equipos de tecnología.
Los cinco beneficios clave del cloud printing
1. Flexibilidad total en entornos híbridos
El cloud printing permite imprimir desde cualquier lugar, ya sea desde casa, desde una reunión en la sede del cliente o durante un viaje de trabajo.
Esto resulta clave en el entorno actual, donde los empleados ya no están atados a un escritorio: pueden, por ejemplo, enviar un documento a imprimir en la oficina desde su casa, y recogerlo cuando lleguen. También pueden hacerlo desde otra sede de la oficina o desde un centro de coworking. Todo con una experiencia unificada y segura.
2. Reducción de costes operativos y de infraestructura
Uno de los mayores atractivos del cloud printing es la eliminación de servidores de impresión locales, drivers específicos para cada impresora y configuraciones complejas en cada dispositivo.
En muchas empresas, la impresión es una de las áreas menos controladas y más costosas. Con el cloud printing, es posible centralizar el control y optimizar los gastos, eliminando impresiones innecesarias o costosas.
3. Seguridad
El cloud printing incluye cifrado de extremo a extremo, autenticación de usuarios, y control de acceso basado en roles. Esto garantiza que solo las personas autorizadas puedan enviar, liberar o recoger documentos impresos.
4. Cumplimiento normativo
Una de las ventajas del cloud printing es que se integra fácilmente con políticas de cumplimiento de normativas como GDPR, ISO 27001, o regulaciones específicas del sector financiero, legal o sanitario.
5. Escalabilidad sencilla y control centralizado
Ya sea una empresa con 1 oficina o con 300, el cloud printing permite añadir o quitar impresoras, usuarios o políticas sin necesidad de cambiar la infraestructura. A través de un panel centralizado, los administradores pueden además supervisar el uso que se hace de las máquinas, establecer reglas (color, volumen, tipos de documentos), detectar comportamientos fuera de lo habitual o aplicar políticas de sostenibilidad.
Todo esto hace que sea más fácil escalar el negocio sin perder el control sobre uno de los procesos más comunes (y a menudo olvidados) del entorno de oficina.
En definitiva, el nuevo paradigma empresarial en el que nos movemos exige imprimir de forma inteligente, flexible y segura, tres características que solo el cloud printing puede ofrecer.
Si quieres que te ayudemos a disfrutar de mayor productividad y eficiencia con tus servicios de impresión, contacta con nosotros hoy mismo.
