Tabla de contenidos
- 1 Qué es el cloud printing y cómo puede ayudar a las notarías en sus procesos de transformación digital
- 1.1 – Tener un acceso centralizado y remoto a todas las impresoras de la organización.
- 1.2 – Reducir de forma significativa los costes operativos.
- 1.3 – Automatizar procesos, como la reposición de consumibles y la programación de mantenimientos.
- 1.4 – Garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo, adaptándose a las exigencias legales del sector notarial.
- 2 Cloud printing en notarías para aumentar la productividad y garantizar el cumplimiento normativo
La transformación digital es una prioridad para la mayor parte de las empresas en España y también debe serlo para las notarías. Se trata de un sector en el que la precisión, la eficiencia y la confidencialidad son fundamentales, por lo que adoptar soluciones innovadoras no debe considerarse una opción.
En este sentido, una de las áreas clave para avanzar en el futuro del sector es la gestión de los servicios de impresión. Y la mejor manera de apostar por la renovación es la impresión en la nube o cloud printing.
Qué es el cloud printing y cómo puede ayudar a las notarías en sus procesos de transformación digital
El modelo tradicional de impresión depende de infraestructuras locales que suelen ser costosas de mantener, difíciles de gestionar y muy vulnerables a fallos, debido al alto uso que se realiza de los equipos.
El cloud printing elimina estos problemas al trasladar la gestión de la impresión a la nube. Gracias a ello, los responsables de los servicios de impresión en las notarías pueden:
– Tener un acceso centralizado y remoto a todas las impresoras de la organización.
– Reducir de forma significativa los costes operativos.
– Automatizar procesos, como la reposición de consumibles y la programación de mantenimientos.
– Garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo, adaptándose a las exigencias legales del sector notarial.
En las notarías, la eficiencia y el control de costes son esenciales, por lo que adoptar una estrategia de cloud printing puede llegar a marcar la diferencia, especialmente en lo que se refiere a reducción de costes de mantenimiento de infraestructuras locales, de reparación y gestión de dispositivos desactualizados o de compra innecesaria de consumibles debido a la falta de control sobre el inventario.
Sin embargo, con un enfoque cloud printing se reduce la necesidad de servidores locales, se evita el desperdicio de papel o tinta gracias a alertas automáticas que garantizan que sólo se compre lo necesario y se identifican dispositivos infrautilizados o ineficientes para su reubicación o sustitución.
En cifras, estas optimizaciones pueden generar ahorros de hasta un 30% en los costes relacionados con la impresión.
Cloud printing en notarías para aumentar la productividad y garantizar el cumplimiento normativo
El tiempo es un recurso valioso en cualquier organización, pero especialmente en las notarías. Interrupciones en la impresión, problemas técnicos y procesos manuales afectan directamente a la productividad y pueden tener incluso consecuencias legales para los clientes.
Por eso, es importante contar con disponibilidad constante de las impresoras, herramientas de automatización de tareas administrativas para la reposición automática de tóneres y mantenimiento preventivo y flexibilidad para trabajar desde cualquier lugar. Y estos elementos sólo se pueden conseguir con un enfoque cloud.
Por otro lado, el sector está sometido a estrictas regulaciones en materia de protección de datos y confidencialidad. El cloud printing se alinea perfectamente con estos requisitos al ofrecer:
Cifrado avanzado
Todos los documentos y datos transmitidos están protegidos mediante técnicas de cifrado de última generación.
Control de accesos
Sólo usuarios autorizados pueden enviar documentos a imprimir, reduciendo el riesgo de fugas de información.
Auditorías completas
Registros detallados de todas las actividades de impresión, facilitando el cumplimiento del RGPD y otras normativas.
La impresión en la nube no es sólo una herramienta técnica, sino una puerta de entrada hacia la transformación digital completa. Al adoptar estrategias de cloud printing, las notarías pueden integrarse mejor con otros sistemas digitales, como plataformas de gestión documental y firma electrónica, reducir su huella ambiental, alineándose con objetivos de sostenibilidad y aumentar su competitividad, ofreciendo servicios más rápidos y modernos a sus clientes.
Si tienes una notaría y quieres empezar a disfrutar de las ventajas que puede ofrecerte un sistema de cloud printing, contacta con nosotros hoy mismo.
